Como ligar um chatbot com IA ao PHC: o que cada versão permite

Um chatbot que responde só com a base de conhecimento sabe o que alguém lá escreveu. Ligado ao ERP, responde com o stock de agora, o estado real da encomenda e o saldo da conta corrente. No PHC, o que é possível depende da versão instalada, e há uma questão de licença a resolver antes de escrever uma linha de código.

Este guia é para quem tem PHC e quer pôr um chatbot ou agente de IA, no WhatsApp ou no site, a responder com dados do ERP. Cobre os caminhos oficiais de cada versão, a arquitetura, a identificação do cliente, o que perguntar ao parceiro PHC e como fazer um piloto.

Para que serve ligar o chatbot ao PHC

Os pedidos que mais ganham com dados do ERP são os que hoje obrigam alguém a abrir o PHC para responder:

• disponibilidade e preço de um artigo, incluindo a tabela de preços de cada revendedor;
• estado de uma encomenda e data prevista de envio;
• segunda via de uma fatura, saldo da conta corrente, documentos em aberto;
• registo de um pedido de encomenda, para alguém validar.

Nem tudo precisa do ERP. Descrições, modos de uso, compatibilidades e comparações entre produtos respondem-se melhor com uma base de conhecimento bem estruturada. Na HCO Cosméticos, cosmética profissional com um catálogo de mais de 2000 produtos e 300 categorias, o agente foi treinado para distinguir especificidades técnicas mesmo entre produtos visualmente semelhantes, e o caso regista +70% na taxa de resolução de perguntas sem intervenção humana.

Para consultas da equipa interna, a Cegid tem uma resposta própria: o Cegid Pulse, que a página do PHC GO apresenta como forma de conversar diretamente com os dados da empresa. Vale a pena vê-lo antes de construir um assistente interno à medida. Um chatbot que atende clientes no WhatsApp é outra conversa.

Três PHC, três caminhos

PHC GO

A API do PHC GO está aberta a qualquer programador: segundo as condições da API, quem quiser integrar subscreve-a através do site, sem certificação. A API completa tem serviços para clientes, artigos e stock por armazém, faturação, conta corrente e dossiers internos, e uma entidade de webhooks para avisar outro sistema quando um registo é criado ou alterado.

Há um limite a ter em conta. Os termos de subscrição do PHC GO dizem que cada plano tem um número máximo de pedidos mensais à API, e a tabela de consumo mostra que uma consulta simples gasta um pedido e a criação de um documento gasta vários. Um chatbot com muito tráfego tem de guardar em cache as respostas que mudam pouco, como o stock dos últimos minutos.

PHC CS

O PHC CS, a versão instalada nos servidores da própria empresa, não tem uma API REST. O caminho oficial é o webservice wscript.asmx, que corre scripts registados dentro do PHC e devolve o resultado em texto. Cada operação que o chatbot precisa (consultar stock, ver uma encomenda) é um script, normalmente escrito e mantido pelo parceiro PHC da empresa. Para criar encomendas há também o módulo de integração com EDI, no menu Supervisor, que importa encomendas a partir de ficheiros ASCII ou XML.

Há integrações que leem diretamente a base de dados do PHC. Para leitura, com um utilizador sem permissões de escrita e acesso só às tabelas necessárias, é tecnicamente possível. Para escrita, não: um documento no PHC envolve cabeçalho, linhas, impostos, conta corrente e stock, com lógica que só corre dentro da aplicação, e um registo inserido por fora pode partir na atualização seguinte.

A licença: autorização escrita antes de começar

Os termos de licenciamento do PHC CS, na versão em vigor desde 23 de julho de 2026, dizem na cláusula 3.3 que, salvo autorização prévia e escrita da Cegid PHC, o cliente não pode permitir o acesso ou a utilização do software por terceiros, incluindo consultores e prestadores de serviços, nem partilhar credenciais de acesso. Se uma integração por webservice conta como acesso de terceiros é uma questão jurídica. O caminho seguro é pedir a autorização escrita, normalmente através do parceiro PHC, antes de começar.

No PHC GO, os termos de subscrição preveem que o cliente use aplicações externas que acedem aos seus dados e que a PHC as possa desativar se houver razão para crer que prejudicam o cliente ou o sistema.

Como fica a arquitetura

O desenho que funciona tem quatro camadas:

1. O canal: WhatsApp, Instagram, o chat do site.
2. O agente de IA, que percebe o pedido e decide que informação precisa.
3. Uma camada de integração com funções fechadas, por exemplo "estado de uma encomenda, dado o número e o NIF do cliente" ou "stock de um artigo num armazém". O modelo de linguagem só chama estas funções com parâmetros; nunca escreve consultas à base de dados nem tem acesso direto ao ERP.
4. O PHC, acedido por um utilizador técnico com as permissões mínimas.

A camada de integração valida os parâmetros, guarda o resultado em cache quando faz sentido e regista cada chamada. É também onde se decide o que o chatbot pode mostrar: o preço de custo e as margens, por exemplo, nunca saem daí.

Identificar o cliente antes de mostrar dados

Saldos, faturas e encomendas são informação confidencial, e no caso de empresários em nome individual são dados pessoais. O chatbot só os mostra depois de saber com quem está a falar. No WhatsApp, o número de telemóvel cruzado com a ficha do cliente é um bom primeiro passo: é assim que o sistema da Escola de Condução Abadias distingue alunos de interessados. Para dados mais sensíveis junta-se um segundo fator, como um código enviado para o email da ficha. Nunca se mostram dados com base apenas num nome escrito na conversa.

Escrever no PHC: encomendas com validação

Criar encomendas pelo chatbot é possível e é onde está grande parte do ganho, mas convém que nasçam como pedido por validar. No PHC GO, a API cria o documento; no PHC CS, o módulo de EDI ou um script do parceiro. Uma pessoa confirma antes de a encomenda seguir, pelo menos nas primeiras semanas, e o chatbot diz ao cliente que o pedido ficou registado e vai ser confirmado.

O que perguntar ao parceiro PHC

Antes de orçamentar, vale a pena ter respostas escritas a estas perguntas:

1. Que versão do PHC está instalada e se as atualizações estão em dia.
2. No PHC GO, se o plano inclui a API e qual é a quota mensal de pedidos.
3. No PHC CS, se a camada web com o webservice está instalada e acessível.
4. Se a licença inclui o módulo de integração com EDI e se está configurado.
5. Quem escreve e mantém os scripts de consulta e de criação de encomendas, e a que custo.
6. Se o parceiro trata da autorização escrita da Cegid PHC para o acesso de terceiros.
7. Se há um ambiente de testes ou se a validação se faz em produção.

As respostas costumam definir o prazo do projeto mais do que o desenvolvimento do chatbot.

Piloto: começar só com leitura

O piloto começa com uma consulta, normalmente o estado da encomenda, testada primeiro pela equipa interna e depois aberta a um grupo de clientes. Mede-se quantas perguntas o chatbot responde com dados do ERP, quantas passam para uma pessoa e quantas respostas estavam erradas. Só depois entram outras consultas e, por fim, a criação de encomendas.

O guia sobre como implementar um chatbot no WhatsApp cobre o lado do canal, e o artigo sobre agentes de IA e plataformas de workflow explica como se desenha o agente.

E se o ERP for Primavera

A Web API do Primavera V10 cobre todos os módulos em leitura e escrita, com autenticação OAuth 2.0, e as versões na nuvem, Rose e Jasmin, têm APIs REST documentadas no mesmo portal. A página do Cegid Primavera Evolution para PME anuncia ligação a outros sistemas por Web API e por webhooks, e convém confirmar com o parceiro se estão incluídos no plano. A arquitetura e os cuidados são os mesmos. Para o caso das faturas de fornecedores, o artigo sobre processamento automático de faturas mostra o fluxo completo.

Perguntas frequentes

O chatbot pode criar encomendas no PHC?

Pode, pela API no PHC GO e pelo módulo de EDI ou por scripts no PHC CS. O recomendável é que entrem como pedido por validar e que uma pessoa as confirme até haver confiança no processo.

Tenho de mudar para o PHC GO para ter isto?

Não. O PHC CS tem caminhos oficiais, mais limitados e dependentes do parceiro. A mudança de versão faz sentido por outras razões, não só pelo chatbot. Quando o ERP é o próprio problema, por limitações ou pelo custo das licenças, a página de software à medida tem a comparação de preços.

Quanto tempo demora?

Depende sobretudo do parceiro PHC: autorização, scripts e acessos. O chatbot em si é a parte mais previsível. Numa conversa de diagnóstico dá para perceber, com a versão e o parceiro em cima da mesa, o que é possível e em quanto tempo.